Smiley face

    سكرتارية معاون العميد

    سكرتارية معاون العميد

    ***************************

    مهام سكرتارية معاون العميد:-

    أولاً/ تنظيم البريد :

    • استلام البريد اليومي
    • فرز البريد اليومي
    • عرض البريد على السادة المعاونين كل حسب اختصاصه
    • تسجيل جميع البريد بعد عرضه على السيد المعاون بسجلات خاصة كلا حسب تخصصه (كتب رسمية واردة او كتب صادرة او مذكرات داخلية.
    • توزيع البريد وترحيله الى مكتب السيد العميد او الاقسام والشعب حسب العائدية.
    • حفظ البريد الموجه للحفظ.

    ثانياً/ اعداد المراسلات

    • اجابة الكتب الواردة الى مكتب المعاون.
    • تحرير المذكرات الداخلية حسب توجيه السيد المعاون
    • تصميم النماذج المطلوبة للعمل.

    ثالثاً/ تنظيم مواعيد السيد المعاون

    • تنظيم المقابلات للضيوف
    • اتخاذ الاجراءات المناسبة حسب الغرض من الزيارة وحسب الاهمية
    • اعداد دليل بالعناوين والهواتف
    • تدوين الزيارات  والاتصالات في حال غياب السيد المعاون

    رابعاً/ تنظيم حفظ الادارة

    • تجهيز المكان الملائم لحفظ البيانات والاوليات
    • تصنيف المحفوظات وفتح بوكس فايل لكل صنف
    • ترقيم وترميز المحفوظات
    • حفظ المحفوظات (كتب رسمية او مذكرات او تعاميم ..الخ) كل حسب صنفه
    • احظار الملفات عند الطلب

    خامساً/ متابعة اعمال المكتب

    • تحديد الموضوعات التي تحتاج الى متابعة
    • اعداد ملف تحت اليد تضمن كل ماهو مهم نحو اسماء الموظفين واسماء التدريسيين والقابهم العلمية
    • الاطلاع على ملف المتابعة يوميا
    • اتخاذ الاجراءات المناسبة للمتابعة
    • حفظ مواضيع المتابعة في ملف خاص بعد الانتهاء

    سادساً/ التنسيق للحصول على متطلبات الادارة والاجهزة المكتبية

    • اعداد طلبات بالمواد والمستلزمات اللوجستية المكتبية
    • اعداد بلاغات الصيانة والاعطال
    • اعداد طلب بشراء المواد غير المتوفرة
    • استلام المواد انفة الذكر بعد تأميمها

    سابعاً/ استخدام الاجهزة المكتبية واستخدام تطبيقات الحاسب الآلي.

    • العمل على جهاز الحاسوب وبرامجه
    • العمل على اجهزة الاستنساخ
    • استخدام الماسح الضوئي
    • استخدام تالفة الورق والاقراص الليزرية
    • تغذية الاجهزة المكتبية بالورق والاحبار

    ثامناُ/ الاهتمام بتطوير القدرات

    • حضور الدورات التدريبية والتي ترفع من مهاراته الادارية
    • الاستعانة بذوي الخبرات واستشارتهم
    • التطوير المستمر للقدرات البرمجية والفنية وتحديثها

    الاهتمام بمخرجات الحروف وسياقات المخاطبات الرسمية. 

     

    3:45